コロナ禍において、働く時間や場所などの選択肢を広げるといった働き方改革を行った会社も多いのではないでしょうか。今回はSoloTime契約企業である、株式会社JTBコミュニケーションデザイン・総合企画部 企画局人事課の課長松村英和さんと後藤由希子さんに、コロナ禍におけるオフィスや働く場所の在り方についてや、11月にオープンしたばかりのSoloTime新宿店の魅力を語っていただきました。

生産性向上のためにテレワークオフィスを契約

―株式会社JTBコミュニケーションデザインがテレワークオフィスを契約した経緯ついて、教えてください。

松村さん：社としての生産性を高めるため、2017年に「働き方改革の推進」「健康経営の推進」「生産性の向上」の実行に必要な労働環境の整備に着手しました。当社は営業会社であり事業も多岐にわたるため、社員が柔軟に働ける制度は何か。働きながら子育てや介護をしている社員も、力が発揮できる働き方は何かを考えました。

後藤さん：その取り組みの一つとして、利便性の高い場所の新たなワークスペースとしてテレワークオフィスと契約することで、時間当たりの生産性向上の実現を目指しました。また、トライアル検証を繰り返し、2018年までにフレックスタイム制や１ヶ月60時間の在宅勤務制度、モバイルパソコンとスマートフォンの配備、Office365の導入も順次行いました。

松村さん：そして2019年10月には、郊外において新たなワークスペースを確保することを目的にSoloTimeを契約しました。

―コロナ禍でのリモートワーク率の変化や、在宅勤務をするためにとられた対策について教えてください。

後藤さん：2017～2018年に整備した制度やツール配備があったおかげで、コロナ禍においても急なリモートワーク化に対応することができました。

松村さん：一方ですぐに、ニューノーマルな世界を見据えて、新たなワークスタイル「オフィス勤務を基本とした働き方から働く場所にとらわれないリモートワークを基本とする働き方への変革」に着手しました。リモートワーク制度やフリーアドレス、1on1ミーティングを月2回導入し、ペーパーレス／電子申請化など推進しました。

後藤さん：コロナ禍以前は一部の社員が在宅勤務をしている状態でしたが、2020年度下期は在宅勤務率40％程度に、2021年度上期には、さらにリモートワークが定着し、在宅勤務率が50％を超えるようになりました。平行して、社員へ出社する際のルールも示しました。

＜出社する際のルール＞
①新規事業開発/顧客開発等に伴い、クリエイティブな共創が求められる場合（企画会議・提案に向けたブレスト等）
②組織内における関係構築や活性化等にオフラインコミュニケーションが必要な場合（評価面談・キックオフミーティング等）
③組織内における業務進捗状況共有及び業務再配分に際し、緊密なコミュニケーションが 必要な場合（営業戦略会議・プロジェクト会議等）
④業務遂行上、複数の社員による協働が必須、または明らかな業務効率化に資する場合（現場案件の準備、大型提案書作成等）
⑤業務遂行上、オフィス勤務が必須、または明らかに業務効率化に資する場合（来客対応・経理・校正・デザイン制作・施設運営などの業務）
⑥自律的な業務遂行及び業務管理が困難と判断される場合（入社後の期間が浅い社員とその指導を行う社員等）

松村さん：出社ルールが明解になったことと会社からの積極的なアナウンスの相乗効果により、着実にリモートワークが社員に浸透していっていると感じています。

働く場所の選択肢を増やすことで、仕事を効率化

―リモートワークが浸透したことにより、オフィスや働く場所の在り方はどのように変化しましたか？

松村さん：リモートワークを基本とする働き方へ移行する際に、オフィスはリアルなコミュニケーションを通じてクリエイティブな共創や組織活性を促進する場と定義しました。
また、通信環境の整備や会議室へのモニター・LAN回線設置、Wi-Fiの増強、ライブ配信ルームやオンラインミーティングルームの設置なども行いました。

後藤さん：働く場所も自宅やテレワークオフィスなど、社員がより主体的に働く場所を選択できるようにしました。さらに、社員全員が出社することがなくなるため、在宅勤務率の変化を見た上で、東京オフィスはフロアスペースを2フロアから1フロアに削減しました。会社に物を置くスペースが限られ、社員も日頃から整理整頓を行い、オフィスも綺麗に保たれるようになりました。

松村さん：社員からは、「自宅近くのテレワークオフィスを利用することで通勤時間が大幅に短縮でき、その分家族との時間が増えた」「働く場所の選択肢が増えたことで、効率的に仕事を進められる」といった声も多く聞かれました。

―実際、社員はどのようにSoloTimeを活用されているのでしょうか？

松村さん：お客様の訪問先で打ち合わせが終わったあと、近くのSoloTimeを予約してミーティングをすることが多いようです。これまでは、カフェを探したりそれぞれの自宅の中間地点で打ち合わせをしたりしていましたが、SoloTimeを使うようになってから効率的に打ち合わせができるようになりました。

後藤さん：そのほかにも、協力会社と打ち合わせをする際に会議室を利用したり、テレビ会議のために個室を使ったりしています。一日中自宅にいると仕事が捗らない時があるので、集中して作業をしたい時はSoloTimeを利用するという声も聞きます。

―SoloTime新宿店を利用してみた感想を教えてください。

松村さん：私はSoloTimeではよくオープンスペースを利用しているのですが、SoloTime新宿店のオープンスペースは仕切りがあって、周りからあまり見えないところが良いと思いました。個室も他店舗より広々していて、とても使いやすい。ちょっと一息入れたい時は、挽きたてのコーヒーやカフェラテなどが飲めるコーヒーメーカーが用意されているのも嬉しいですね。

プライベート感のあるオープンスペース

美味しさにこだわったコーヒーメーカーを導入

後藤さん：SoloTime新宿店もグリーンを基調としたデザインなので、落ち着いて仕事ができました。ちょっとミーティングをしたい時も、ディスプレイがあるので画面を共有しながら打ち合わせができるのも便利です。アイデアが煮詰まった時は、リラックスエリアでリフレッシュできるのも魅力に感じました。リクライニングチェアも用意されており、疲れたら少し息抜きもできるので、メリハリがつきむしろ効率のよい働き方ができると感じました。

ディスプレイがある打ち合わせにも最適なオープンスペース／休憩にぴったりなリラックスエリア

松村さん：SoloTime新宿店のように最近都内にも店舗が増えてきているので、働く場所の選択肢が増えて私たちも助かっています。

子育て中でも長く働ける環境作りを目指して

―ワーキングマザーへの働き方改革は、どのようにされていらっしゃいますか。

後藤さん：出産後、安心して早く復職できるためにはどのようなことが必要なのかを議論し、2017年に働き方改革の一環として、在宅勤務制度を設けました。出産後の復職率は、ほぼ100％です。

松村さん：リモートワークが定着したことにより、フルタイムで仕事をする社員も増えてきました。出産後も長く働ける環境へ徐々になってきていると思っています。
子育て中の上司の働き方を見て、「出産後のキャリアが心配だったが、自分も復帰してフルタイムで働こうと思えた」「限られた時間の中で働くには、どうしたら効率的に仕事を進められるか参考になる」という若手社員の声も聞かれました。

後藤さん：私も子育て中なのでよくわかるのですが、リモートワークができるようになると通勤時間を気にしなくてよいので、少しですが子どもと過ごせる時間が増え、ワークライフバランスが取りやすくなりました。なにより、「あと何分には会社を出ないと間に合わない」とお迎え時間を気にせず、業務時間を確保できるようになりました。
リモートワークをしていても、仕事が捗らない時も・・・。そういう時は、数時間SoloTimeを利用すると仕事が捗るので活用をおすすめします。

働き方の選択肢を広げ、マイワークスタイルを尊重

―今後の株式会社JTBコミュニケーションデザインにおける、働き方改革の方針について教えてください。

後藤さん：今後も、社員一人ひとりが自律的に、働き方への価値観やライフスタイルなどに応じた「自分らしいワークスタイル（マイワークスタイル）」の実現に向け、働き方の選択肢を拡充していきたいと考えています。

松村さん：社員のマイワークスタイルを尊重すると同時に、社員一人ひとりが多様な個性や専門性を発揮し、新しいアイデアの着想や実現、高い生産性を追求できる環境を整えていきたいと思います。そうすることで、事業成長や強固な人財基盤の構築、エンゲージメントや企業価値の向上につなげていきたいと考えています。