2020年3月にSoloTimeの利用契約をした株式会社ポーラ。世の中に新しい価値を生み出す企業が考える、新しい働き方とは何か。また、テレワークオフィスとしてSoloTimeを選んだ理由について、人事戦略部・ワーキングイノベーションチームの田中昭博さんに詳しく伺いました。

仕事の生産性を高めるために、新しい働き方への変革を推進

ー株式会社ポーラとしての働き方について、どのような課題があがっていましたか？

働き方については３つの課題がありました。

①アナログ依存の業務が多い
紙を使用する申請書や場所が限定される仕事など、アナログに依存する業務が多かったことです。社内にリモートワーク制度があったものの、働く場所が制限されてしまう業務が多く、制度を活かしきれていないことを課題に感じていました。

②移動時間などによる残業の発生
打ち合わせなどで外出する際、隙間時間に仕事ができるカフェを探すための時間がかかってしまったり、外出後社内で会議があるため、わざわざ会社に戻る必要があったりと、効率が悪く仕事の生産性に影響が出て残業につながっているという問題がありました。

③リモートワークに対する社内風土の醸成

『自部署ではリモートワークが活用しづらい雰囲気がある』という声も耳にしていました。社員に働き方に関するアンケートを実施したところ、『上長や同僚がリモートワークを好意的に捉えてくれない』といった悩みもごく一部ではありますが聞かれ、リモートワークを活用したい人の足かせになっていることがわかりました。

ーこのような課題を踏まえ、現在どのような働き方改革を行なっていますか？

2020年に予定されていたオリンピックに向けて、ここ１、2年で働き方改革を進めていました。希望があった部署や外出が多い部署を中心に社内でフリーアドレスを実施。リモートワーク拡充のため、SoloTimeのようなコワーキングスペースの利用契約も進めました。
また、どこでも会社のシステムにアクセスできるLTE対応ノートパソコンを全社員に配布。自粛期間前に導入していたWEB会議システムにあわせ、会議室にスピーカーやカメラを設置して環境を整備。稟議書や申請書など紙に出力して押印が必要だったものを、電子上で解決できるシステムも2020年１月に導入しました。

SoloTime川崎店

現在、さらなる生産性向上に向け、新しい働き方への変革を進めている最中です。新型コロナウイルスによる緊急事態宣言が出された時から、感染予防対策として原則在宅勤務に。2020年７月からは当社における新しい働き方を具体化した「行動指針」を設定し、その項目の１つとして「会社への出社は50％以下におさえる」という項目を設けました（8月以降、感染状況を鑑み、出社を30％以下に一時的に制限)。今までは会社に出社することが当たり前でしたが、出社ありきではなく、業務内容に合わせて働く場所を自ら選択します。これを徹底するため、翌月の出社計画表を月末に提出してもらったり、経営層が新しい働き方の必要性とその想いを、ビデオメッセージで発信したりしています。これは、感染予防という観点だけではなく仕事の生産性を高めるために進めている施策で、来年に向けさらなる施策を打ち出していく予定です。

社員の働く場所の選択肢が増えることで、社員の業務効率も向上。

ーコワーキングスペースやテレワークオフィスなど、さまざまな働く場所のサービスがある中で、SoloTimeを選んだ理由について教えてください。

当社では現在SoloTimeを含め、複数のコワーキングスペースやテレワークオフィスと契約しています。SoloTimeを契約したきっかけは、日本経済新聞社主催のシンポジウムで東京電力ホールディングスの佐藤さんが働き方の講演をされていて、SoloTimeの思想に共感したからです。また、自宅は子どもや家族がいたり、ダイニングチェアしかなく床に座って仕事をしなければならなかったりと、自宅は業務に適しているようで意外とそうではない、という佐藤さんの話も納得でした。

集中して仕事ができる鍵付きの個室・プライバシーを考慮したPHONEブース

従量課金制で利用料金が手頃な点や、他社のテレワークオフィスが都市部に多いのに対し、SoloTimeはベッドタウンに店舗展開されている立地的な点も契約した理由のひとつです。導入する前に見学をしたのですが、清潔で設備も充実していて快適でした。個室や会議室、PHONEブースなどもあり、集中して業務に取り組める環境が整っている点も魅力を感じました。

ーSoloTimeを契約して感じた、企業としてのメリットを教えてください。

社員に対して働く場所の選択肢を増やすことができた点が大きいですね。これまで働く場所について意識していなかった社員も、緊急事態宣言による在宅勤務を受け、社内掲示板でSoloTimeのことを知り、利用したいという声が多くあがりました。自宅に仕事環境が整っていない社員は、SoloTimeを有効活用することで業務効率が上がったと感じています。
SoloTimeを利用した社員からは、『オープンスペースと個室があり、気分に合わせて仕事をする場所が選べて良い』『家族と暮らしていると、自宅でWEB会議を同時に行う場所がないので助かった』という声も聞かれました。

テレビ会議などもできる会議室も完備

当社は社員数約1500名の内６割以上が女性。マネジメント層にも育児中の方が多く、保育園近くのSoloTimeを利用している方も。そういった点で、多様な働き方の推進につながっていると感じています

ーSoloTimeが提供するサービスで、人事として魅力を感じた点について教えてください。

2020年７月から、SoloTimeが野村不動産株式会社のH1Tとの提携を開始したおかげで、働く場所の選択肢がさらに広がりました。運用面では、部署ごとに社員を登録できるため実績管理がしやすいですね。

また、どの店舗も空間が広々しているため、密にならない環境で助かっています。換気やウィルス感染対策も徹底されていて、人事としても安心して社員へ利用を進めることができています。

ー田中さんご自身も実際に利用してみて、利用者としての感想を教えてください。

私は自宅から徒歩圏内にSoloTimeがあったため、よく利用しています。SoloTimeはインテリアや空間デザインにもこだわっていて、働きながらも安らげる心地よさが気に入っています。椅子も座り心地が良く長時間仕事をしていても腰が痛くならない。『快適な職場環境を提供したい』という思想を至るところに感じます。

体に負担がかからないよう椅子にもこだわりが

入退館はスマートフォンの二次元コードをかざすだけ

入退館システムもわかりやすく、女性のための見守りシステムも安心なサービスだと思います。個室利用料金も比較的リーズナブルなため、躊躇なく利用しています。そのほか、ドリンクやお菓子が充実していて、ひと息入れたい時に気兼ねなく利用できる点もありがたいですね。

私個人としては、通勤時間が１時間弱から１５分に短縮されました。満員電車は精神的にも肉体的にも疲れるため、ストレスなく通勤できるのは嬉しいですね。時間を効率的に使えるため生産性も向上し、終業後自分の時間を持てるようにもなりました。SoloTimeを有効活用することで、ワークライフバランスが充実したと思います。

新しい価値を生み出す企業として、社会の働き方をも変えていく。

ー今後、社員のエンゲージメント向上に向け、ワークライフバランスや働き方についてどのようにお考えですか？

当社は働き方改革の目指す姿として、『多彩な人材が自由闊達に最大限の能力を発揮するために、時間や場所にとらわれず自律的に多様な働き方を選択できる環境と風土の実現』を、掲げています。出社率50%以下が当社のスタンダードな働き方になっていくため、会社に来たからこそ提供できる価値を創出する、ニューノーマルなオフィスのあり方も検討を進めています。そのため、ソロワークに集中したい時は在宅や、SoloTimeのようなテレワークオフィスを有効活用。アイデア発想のディスカッションなどをリアルでしたいといった場合には会社に出社するなど、業務内容に合わせて働く場所をうまく選択して、社員の生産性向上、ワークライフバランスの向上につなげたいと思います。

当社は創業９０年の伝統ある企業ですが、世の中に新しい価値を生み出し続ける企業であることを目指しています。『当社が社会に提供できる新しい価値とは何か？どうやって世の中に貢献していくか？』を社員一人ひとりが追求していきます。当社が魅力的な会社であり続けるためにも、柔軟な働き方を取り入れていることも周知され、世の中の働き方を変える一助になれたらと考えています。

働く場所の選択肢を広げ、個人の意欲を育む。

新型コロナウイルスをきっかけに働き方や考え方、価値観は大きく変化しました。働くことと生きることの関係が見直されている今、企業は働く場所の選択肢をさらに広げる必要があります。働き方の自由度が増すことで仕事の効率が良くなり、ワークライフバランスも充実する。それがさらに仕事への意欲とつながり、新しいビジネスや価値の創出に結びつく可能性もあります。社員のエンゲージメント向上のためにも、ぜひSoloTimeを有効活用してください。